Ha en bra årsstämma!
Se SBAB:s Brf-snack där Morgan Björklund, Chef Försäljning Brf på SBAB svarar på frågor kring årsstämman i en brf. Ta del av fler ämnen och snack här
När är det dags för stämma?
När stämman ska hållas står i stadgarna. Se till att infon om stämman kommer ut i god tid, och välj en tid som passar. Kom ihåg att ha kul! Kanske kan ni kombinera årsstämman med en gårdsfest på kvällen?
Så funkar motioner – förslag från medlemmarna
Medlemmar kan skicka in motioner som stämman sedan röstar om. Ofta finns en deadline i stadgarna. En bra tumregel är att motioner behöver vara inne ungefär fyra veckor före stämman. Och kom ihåg: formulera motionen så att stämman enkelt kan säga “ja” eller “nej”.
Ge medlemmarna tillgång till årsredovisningen
Eftersom årsredovisningen är en stor del av mötet behöver medlemmarna få tillgång till den så att de hinner kika igenom, fundera och kanske förbereda frågor. Ju bättre förberedda alla är, desto smidigare blir diskussionerna
Planera för ett hybrid
I dag blir hybridmöten mer och mer vanliga. Då har ni stämman fysiskt i en lokal, samtidigt som medlemmar kan delta digitalt. Det ger kanske inte samma grannkänsla, men kan samtidigt innebära att fler kan delta!
Tidslinje för stämman
Skede | Vad händer | Tänk på |
Före stämman | Kallelse, motioner, årsredovisning | Följ stadgar och tidsfrister |
Under stämman | Val och beslut | Håll er till dagordningen |
Efter stämman | Konstituering och anmälningar | Uppdatera behörigheter |
Protokoll | Justering och publicering | Klart inom tre veckor |
Det finns alltså några saker ni behöver göra innan stämman:
- Skicka kallelse i tid
- Bifoga motioner, styrelsens svar, eventuella förslag från styrelsen och dagordning i kallelsen
- Se till att årsredovisningen blir klar och finns tillgänglig för medlemmarna
Under årsstämman
Nu har ni öppnat dörrarna till lokalen, fikabrödet står uppdukat ni har hälsat på varandra, med andra ord är årsstämman igång! Men vad händer egentligen på mötet, och vad kan vara bra att tänka på?
Årsstämman fattar beslut i frågor som styrelsen inte får avgöra själv.
Det kan handla om val av styrelse och suppleanter, arvoden och stadgeändringar. I stadgarna står ofta hur många som ska ingå i styrelsen, men enligt lag krävs minst tre ledamöter. Har styrelsen eller medlemmarna skickat in motioner till stämman så är det nu de bifalles, avslås eller anses redan vara besvarade.
Ofta presenterar styrelsen också föreningens ekonomi och nyckeltal för året som gått. Bestäm gärna i förväg vem som går igenom vad, så att genomgången blir tydlig och begriplig.
Tre snabba för en smidigare stämma:
- Fastställ röstlängden direkt
- Utse ordförande, sekreterare och justerare
- Formulera besluten tydligt i protokollet
Efter årsstämman
När alla tackat för sig och mötet har avslutats är det ofta krav på att styrelsen håller ett konstituerande styrelsemöte. Det är ett slags ”möte efter mötet” där ni i styrelsen fördelar roller och beslutar om firmateckning och attesträtt. I vissa föreningar sker delar av detta redan på stämman, isåfall står det bestämt i stadgarna.
Finns det nya i styrelsen?
Om styrelsen har förändrats behöver det anmälas till Bolagsverket. Banken får informationen automatiskt, men kom ihåg att ni behöver själva se över behörigheter i internetbanken. Samma sak gäller ofta hos förvaltaren. Rätt personer ska ha tillgång och gamla behörigheter ska tas bort direkt.
Så funkar protokoll och uppföljning
Protokollet ska justeras och göras tillgängligt för medlemmarna inom tre veckor. Det är också klokt att summera besluten kort och bestämma vem som ansvarar för vad.
Tips! Skriv ner redan nu vad som fungerade bra och om det finns något ni vill göra annorlunda nästa år.
3 måsten för en giltig årsstämma
För att årsstämman ska räknas som giltig krävs det att ni:
- Kallelse enligt stadgarnas tidsfrist
- Årsredovisning utdelad före mötet
- Justerat protokoll inom tre veckor
Bra frågor att ha koll på!
Hur ser det ut med reparationer och underhåll under året? Finns det någon långsiktig underhållsplan?
Berätta på ett transparent sätt vad som planeras för de närmaste åren och hur reparationerna är tänkta att betalas. Det kan vara bra att också förklara hur underhållsplanen ser ut på lång sikt, de flesta brukar sträcka sig över 50 år. Kommer föreningen behöva låna? Kommer avgiften att höjas?
Hur ser driftskostnaden ut för fastigheten? Finns det något att göra för att påverka den?
Här kan det vara bra att hänvisa till Resultaträkningen. Leta upp raden Driftskostnader. Där anges beloppet för föreningens samlade driftskostnader som till exempel värme, vatten och sophämtning. Jämför gärna mot föregående års siffror och förklara om något har blivit dyrare eller billigare.
Kommer avgiften att förändras?
Här är det bra att förklara att det är mycket som påverkar avgiften. Allt från lån och räntor, till driftskostnader och reparationer. Visa på vilka kostnader som påverkar avgiften i just er förening och se om det kan finnas något att göra åt dem.
Kommer räntan att förändras på föreningens lån? Hur stor andel har jag av föreningens skulder?
Hänvisa till föreningens årsredovisning och Balansräkningen. Där anges Långfristiga skulder eller Fastighetslån och visar hur mycket lån som föreningen har. Berätta om föreningens lån, om någon del har bunden ränta och i sådana fall hur länge. Här är ett bra tillfälle att förklara föreningens strategi kring lån, räntor och avgifter!
Bra ord att ha koll på
Här har vi samlat lite ord som kan komma upp i arbetet med årsstämman vad de betyder
Motion
Ett förslag från en medlem som stämman röstar ja eller nej om.
Dagordning
Den lista över ärenden som ska behandlas under stämman. Stämman får som huvudregel bara fatta beslut i frågor som finns med där.
Ansvarsfrihet
Beslut där stämman godkänner styrelsens arbete för det gångna året. Om ansvarsfrihet beviljas kan föreningen normalt inte kräva skadestånd för beslut som tagits under året.
Röstlängd
Listan över vilka som har rösträtt på stämman och hur många röster varje bostadsrätt har.
Kvalificerad majoritet
Ett högre röstkrav än enkel majoritet. Krävs i vissa frågor, till exempel vid stadgeändringar.
Ombud
En person som företräder en medlem på stämman genom fullmakt.
Fullmakt
Ett skriftligt intyg som ger någon annan rätt att rösta i medlemmens ställe.
Justerare
Person som kontrollerar att protokollet stämmer med vad som beslutades på stämman.
Konstituerande möte
Styrelsens första möte efter stämman. Här fördelas roller som ordförande och kassör, och man beslutar om firmateckning och attesträtt.
Firmateckning
Regler för vem som får skriva under avtal och företräda föreningen juridiskt.
Attesträtt
Rätten att godkänna betalningar och fakturor för föreningens räkning.
Det här är bara början!
Här på vår hemsida kan ni hitta kunskap och artiklar om kvarteret och omvärlden, och massor av tips för en tryggare och mer hållbar ekonomi för föreningen. Missa inte vår guide om årsredovisningen som är bra att ha inför stämman.
Utforska vidare, kom ihåg att ha kul, och ha ett bra föreningsliv!